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安顺市市级政府采购工作操作规程

作者:编辑:来源: 发布时间:2018-06-18 08:19:41

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安财采[2006]2号
 
    为保证政府招标采购操作规范、高效运行,充分体现"公开透明、公平竞争、公正诚实"原则,强化内部监督管理,确保财政资金安全、高效、有序运转,维护社会公共利益,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》,制定本程序。
    一、编制政府采购预算
    编制政府采购预算,既实现了单位购买性支出同其他支出彻底分离,增加了支出的透明度,确保采购资金专款专用,又为全面推行政府采购工作奠定了坚实的基础,也是确保全市财政综合改革成功的重要举措。按照财政综合改革的要求,凡财政购买性支出,不管金额大小,数量多少,都要按规定程序全部实行政府采购;凡是没有政府采购预算的,一律不安排政府采购,违反规定自行采购的,财政一律不予支付。编制政府采购预算是实施政府采购工作的首要环节。依据市财政局下达的部门综合预算,财政局采购科对部门综合预算中的购买性支出按项目类别汇总,编制出年度政府采购预算。
    二、受理与接受委托
    市直各部门、单位(以下称采购人)按照年初制定的采购计划和临时采购事项的具体内容,按规定程序与时间要求向市财政局提出申请,并填写《政府采购资金计划表》、《政府采购项目申报表》,包括所购置的物品名称、规格型号及配置、单位、数量、预算金额、资金来源等,经财政局拨款科室对资金审核后,纳入采购程序。根据年度政府采购计划和临时采购事项安排,采购人与中介招标公司(以下简称中介公司)签订《政府采购委托协议书》,明确委托方(采购人)与受托方(中介公司)的权责与义务。中介公司接受采购人的委托,具体办理政府招标采购事宜,并自觉接受相关部门的监督。
    三、中介公司在接到市财政局《政府采购通知书》后,根据采购项目的具体内容,中介公司要及时对采购项目进行市场调研和论证,具体内容如下:
    1、要对市场中潜在的供应商的基本情况进行调查研究,包括供应商的数量、能力、业绩、信誉等。
    2、对市场供需情况和采购标的市场价格进行调查研究。
    3、对采购人提报的采购方案进行技术论证,必要时可邀请有关专家参与,力求形成最为科学合理的采购方案,此项工作一般要求具体用户参加。
    4、采购标的用于对现有系统进行改进、扩充、局部变更的,确定方案时,要保证新购设备与原有设备和工程能够配套使用、协调运行,同时报市财政局备案。
    四、采购文件制作
    采购文件是采购机构向供应商提供的进行采购工作所必需的文件。中介公司根据《政府采购委托协议书》和调研论证结果,结合采购项目的具体要求制作招标文件、邀请函、询价表或直接采购单等。编制采购文件要本着"三公开"原则,务必使采购文件严密、细致、内容准确。采购文件经采购人确认后,加盖"采购人"公章定稿报市财政局备案。采购文件按不同的采购方式分别依据下列要求编写:
   (一)公开招标和邀请招标文件
    招标文件的基本内容:
    1、招标公告或投标邀请函。应当载明招标人的名称和地址、联系人、联系方式,招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法,递交投标文件的截止时间、开标的地点、时间等事项,如实行开标前的资格预审,应同时列明。
    2、投标人须知。即制定具体的投标规则,使投标人在投标时有所遵循。
    (1)定义:对招标活动的关键性概念予以明确;
    (2)资金来源:招标人应当有进行招标项目的相应资金或者资金来源已经落实,并应当在招标文件中如实载明;
    (3)如果没有进行资格预审的,要提出投标商的资格要求;
    (4)货物原产地要求;
    (5)招标文件和投标文件的修改、澄清程序;
    (6)招标文件的适用范围;
    (7)投标费用,明确由投标方负担;
    (8)投标文件的签署;
    (9)投标文件的组成与格式,包括投标文件的密封和标记;
    (10)投标有效期及投标截止日期;
    (11)关于无效投标的规定;
    (12)递交投标文件的时间、地点、方式;
    (13)投标价格和货币规定;对投标报价的范围做出规定,即报价应包括哪些方面,统一报价口径便于评标时计算和比较最低评标价;招标人对一种标的不接受可选择的报价;
    (14)国内优惠的规定;
    (15)投标人资格及有关产品的证明文件;
    (16)评标标准和程序;
    (17)投标书修改和撤回;
    (18)招标人更改货物数量的约定。
    3、合同条款。合同条款包括一般合同条款和特殊合同条款。
货物招标采购的一般合同条款主要包括以下内容:
    (1)定义:买卖双方的名称或姓名和住所;
    (2)合同适用范围;
    (3)合同总价款;
    (4)货物数量、价格一览表;
    (5)质量标准;
    (6)专利权;
    (7)履行合同的期限、地点和方式;
    (8)货物包装、运输、保险、验收标准及程序;
    (9)付款条件、程序以及支付货币规定;
    (10)履约保证金的数量、货币种类及支付方式;
    (11)售后服务;
    (12)不可抗拒因素;
    (13)延误赔偿和处罚程序;
    (14)合同终止程序;
    (15)解决争端的程序、方法和仲裁机关;
    (16)合同适用法律的规定;
    (17)有关税收的规定。
     货物招标采购的特殊合同条款主要包括:
    (1)交货条件;
    (2)履约保证金的具体金额和提交方式;
    (3)验收和测试的具体程序;
    (4)保险的具体要求;
    (5)付款方式和货币要求;
    (6)解决争端的具体规定;
    (7)备品备件和售后服务的具体要求;
    (8)对一般合同条款的增减等。
      4、技术规格
    技术规格旨在说明拟购货物或工程、服务的特征,反映采购机构和使用单位的要求,也是评审标书的重要标准。其一般形态有:
    (1)品牌或商标,这种规格使用方便,品牌统一,但限制竞争,在政府采购工作中要慎重使用;
    (2)物理形态,如长度、重量、质量、体积及其他形状和特征;
    (3)生产工艺或操作规则;
    (4)化学成份;
    (5)市场等级;
    (6)规格标准。具体有国际标准、国家标准、行业标准、企业标准等;
    (7)图纸;
    (8)性能;
    (9)用途;
    (10)包装;
    (11)标志或标签;
    (12)安全;
    (13)其他采购实体规定的合乎规定的要求。
    在一般情况下,上述技术规格要配合使用,以清晰全面反映采购标的全貌和采购需求,但不能出于个体的主观设计或描述特征。
     5、投标书的编制要求。包括投标书内容的排列顺序,印制、装订要求,纸张幅面、字体字号。
     6、投标保证金。规定投标保证金的交纳形式,如银行保函、本票、支票、汇票、信用证等,一般不以现金形式交纳保证金。
    投标保证金的数额不得超过采购项目概算的1%。
    未按要求交纳投标保证金的投标应视为无效投标。未中标人的投标保证金应于中标通知书发出后5日内无息退还。
    出现下列情况之一,投标保证金应予没收:
    (1)投标人在开标后投标有效期内撤回投标的;
    (2)中标人在规定期限内未与招标人或招标人指定的单位或个人签订合同的;
    (3)未按规定交纳履约保证金的;
    (4)弄虚作假,提供的有关资格、资质证明文件不真实的;
    (5)投标人在投标有效期内有违规、违纪行为或从事旨在影响评标结果活动的。
    7、供货一览表、报价表、技术指标偏离表。
    为便于清晰直观地描述采购信息,在招标文件中大量采用编制表格的方法是一种合适的选择。
    8、履约保证金。
    规定履约保证金的交纳形式,如银行保函、本票、支票、汇票、信用证等,一般不以现金形式交纳保证金。
    履约保证金金额应足以弥补供应商违约造成的损失,按谨慎原则,预计供应商违约造成的损失应包括直接损失和间接损失,如货款利息、向第三方支付的违约金等均应包括在内。
    未按规定交纳履约保证金的中标人应被取消中标资格,其投标保证金应同时被没收。
    9、要求投标人报送的有关文件的格式,主要包括投标函、投标保证金保函格式、履约保证金保函格式、投标人资格声明、法人代表授权书格式、制造厂家授权书格式、银行资信证明格式、资格证明文件的目录等。
    10、合同文本格式。
    (二)竞争性谈判文件
    竞争性谈判邀请函的基本内容:
    1、竞争性谈判邀请函,要注明采购单位名称、单位所在地址、联系人姓名、联系电话、邮政编码、传真;
    2、采购清单,要注明货物数量、名称和技术性能要求;
    3、报价文件,包括报价表、法人资格证明、生产许可证以及准用证书、产品技术条件、近期主要用户名单、加盖公章的《法人代表授权书》、谈判代表身份证书(复印件)。
    4、谈判的时间、地点、谈判程序;
    5、售后服务条款。
    (三)询价采购文件
    询价采购适用于合同价值较低的标准化货物或服务的采购,采用此种采购方式,可直接向三家以上供应商发出询价通知要求其报价。
    询价采购文件包括询价通知书和报价单两部分:
    1、询价通知书
    (1)说明采购意图;
    (2)报价要求;
    a、不得更改报价单列明的技术规格;
    b、不接受可选择的报价;
    c、只能报一次价;
    d、供需双方不进行谈判;
    e、在规定时间内报价,迟交的报价单不被接受;
    f、要求书面送达的报价应密封报价;
    j、实行最低价中标原则。
    (3)付款条件或结算方法;
    (4)报价的方式,如书面送达、电传、传真、电子邮件等;
    (5)报价时间要求;
    (6)书面报价的送达地点;  
  (7)采购机构联系人、联系电话、传真电话、电子邮箱地址。
     2、报价单。报价单应清晰明了反映拟购货物或服务的技术指标和数量、交货地点或服务的提供方式等影响价格的因素,不能产生歧义而影响报价。
  (四)直接采购文件(单一来源采购)
    直接采购的采购文件一般包括采购通知和草拟的合同文本,具体视项目情况有所不同。
    1、附加性合同。如原合同是通过竞争性的采购程序确定,在原采购过程中已预先约定增加采购标的数量,或只有原供应商提供扩充的、替换的供应品才能避免系统设备不一致和不兼容,附件合同采购项目的金额不得超过原采购合同总金额的10%。附件合同依附于主合同,可通知供应商直接签订。
    2、紧急采购的合同。出现不可预见的急需采购。
    3、从单一来源采购的合同。基于技术、工艺、专利权保护的原因,货物、服务只能由特定的供应商提供,且不存在其他合理的选择或替代。
    4、研究、开发、实验合同。
    5、涉及国家秘密或为实现政府政策的需要的采购合同。
   五、落实资金到位情况
    每个采购项目在发出采购信息或采购文件以前,要对采购资金的到位情况进行落实,不管是预算内外资金,还是其它资金,经财政局有关业务科室签署"资金核实"意见后,市财政局采购科下达采购通知书后,中介公司方可发出招标采购文件。
    六、发布采购信息
    政府采购信息的发布,因采购形式的不同而不同。
    (一)公开招标,要在组织采购以前,通过指定的公共媒体发布采购信息,内容包括:
    (1)招标人或其委托的中介公司名称;
    (2)采购内容简介,包括采购标的名称、用途、数量、基本技术要求和交货日期;
    (3)开标时间和地点;  
   (4)获取招标文件的方法、投标截止日期;
    (5)对投标人的资格要求;
    (6)联系人、地址、邮政编码、电话、传真号码;
    (7)招标文件收取的费用及支付方式;
    (8)投标保证金的金额要求和支付方式;
    (9)其他必要载明的事项。
   (二)邀请招标。直接向5家以上供应商发出投标邀请函。
    (三)竞争性谈判。一般直接向3家以上供应商发出竞争性谈判邀请函,也可以通过指定的公共媒体发布采购信息,其内容与公开招标基本相同。
    (四)询价采购。直接向3家以上供应商发出政府采购询价通知。
    (五)直接采购(单一来源采购)。向特定供应商发出采购通知或与特定供应商直接进行谈判。
    凡提供给指定媒体或供应商的政府采购信息,必须加盖"采购人"单位公章,以确保信息真实、准确、可靠。
    中介公司不得向他人透露已获取采购文件的潜在投标人的名称、数量以及与采购有关的其他应该保密的内容。
    七、企业资格审查
    企业资格审查分为一般资格审查和资格预审。一般资格审查适用于一般规模较小或比较简单的采购项目;对于大型或复杂的成套设备,在正式组织招标以前,需要对供应商的资格和能力进行预先审查,即资格预审。
    (一)一般资格审查
    一般资格审查要求提供以下资格证明文件:
    (1)营业执照;
    (2)法人代表授权书;
    (3)有关部门颁发的资格证书;
    (4)企业代码证;
    (5)税务登记证。
   (二)资格预审
    1、资格预审的内容
    采购人根据采购项目的具体要求作出规定。 
 
  2、资格预审程序
    (1)编制资格预审文件;
    (2)邀请潜在供应商参加资格预审;
    (3)发售资格预审文件;
    (4)最后进行资格评定。
    八、发售采购文件
    如果经过资格预审程序,采购文件可以直接发售给通过资格预审的供应商;如果没有资格预审程序,采购文件可发售给任何对采购文件做出反应的供应商。采购文件的发售,可采取邮寄方式,也可以让供应商或其代理前来购买;如果采取邮寄方式,要求供应商在收到采购文件以后要告知中介公司。
    九、项目答疑
    取得采购文件的拟投标供应商,在政府采购项目组织实施前,就采购文件中的有关问题可以提出质疑,中介公司、采购人有义务向供应商解答疑问。
     十、专家选聘
    市财政局负责政府采购专家的管理工作。选择专家,原则上要在相关专业的专家库中随机抽取确定,具体操作时,必须由采购人或中介公司在相关部门监督下抽取专家名单。抽取的项目专家名单,在确定中标人之前,要严格保密。
    十一、评委会组成
    评审委员会由用户方代表和有关技术、经济方面的专家组成,成员人数为3人以上的单数,其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。
    十二、投标
    进行招标的采购项目,在投标时要注意以下几方面:
    1、投标人是否按照招标文件的要求编制投标文件;
    2、投标文件对招标文件提出的要求是否做出了实质性响应;
    3、投标人必须在招标文件要求提交投标文件的截止时间前,将投标文件送达投标地点;
    4、招标人收到投标文件以后,必须签收保存,在举行开标仪式以前不得开启;
    5、截止时间后收到的投标文件,不得开启,原样退回;
    6、投标人在提交投标文件的截止时间以前,可以补充、修改或撤回已提交的投标文件,并书面通知招标人,补充、修改的内容为投标文件的有效组成部分;
    7、两个以上供应商可组成一个联合投标体,以一个投标人的身份共同投标;
    8、接受投标的同时,要收取投标保证金。
    十三、开标
    开标应当按照采购文件规定的时间、地点和程序,由中介公司以公开方式进行。开标应当众验证所有投标文件的密封情况,宣读所有投标的有关内容,并作记录存档。                  
 开标程序如下:
    1、各投标供应商签到;
    2、主持人宣布开标并介绍参与开标的人员情况;
    3、主持人宣布评标的程序安排,宣布评标原则、注意事项;
    4、评委、采购人及投标企业代表共同检查投标或报价文件密封情况,确认无误后拆封核验;
    5、评委开始评标。
   十四、评标
   (一) 评标的一般原则
    1、评标委员会(谈判或询价小组)坚持"公开、公平、公正、效益"的原则,公正、平等地对待各投标人。
    2、物有所值的原则。通过招标的形式,激发各单位展开竞争,进一步优化设计方案,并使报价最符合用户预期。
    3、客观性原则。评标委员会(谈判或询价小组)将对投标人的投标文件进行认真评审,而不依靠投标文件以外的任何因素;对于有利于用户的改进设计方案,在不提高报价的前提下可以接受。
    4、评标时,应综合考虑以下因素:
   (1) 投标价格(最重要的因素);
   (2) 质量,主要指投标货物(服务)的质量保证;  
   (3) 售后服务水平。
    5、统一性原则。评标委员会(谈判或询价小组)将按照统一的原则和方法,对各竞标商的投标文件进行评审。
    6、独立性原则。评审工作在评标委员会(谈判或询价小组)内部独立进行,不受外界任何因素的干扰和影响,评标委员会(谈判或询价小组)成员对出具的专家意见承担个人责任。
    7、保密性原则。评标委员会(谈判或询价小组)将保守投标人的商业和技术秘密。
    8、综合性原则。评标委员会(谈判或询价小组)将综合分析投标人的各项指标,而不以单项指标的优劣评选出中标单位。
      (二)评标注意事项
    1、评标是招标工作的重要环节,评标工作在评标委员会内独立进行,评标委员会将遵照评标原则,公正、平等地对待所有投标人;
    2、开标、投标期间,投标人不得向评委询问评标情况,不得进行旨在影响评标结果的活动;
    3、为保证定标的公正性,在评标过程中,评委不得与投标人私下交换意见,在招标工作结束后,凡与评标工作有接触的任何人,不得将评标情况扩散出评委人员之外;
    4、招标人应对评标委员会成员名单、评标过程予以保密;
    5、评标委员会对各投标人的商业、技术秘密予以保密;
    6、评标委员会不向落标方解释落标原因,不退还投标文件。
    必要时,评审小组可向投标企业提出质疑,要求投标企业对投标文件或报价文件进行澄清,但不得更改实质性内容。
     评标时工作人员要做好评标记录。评标记录应符合以下要求:
    1、全面完整;
    2、客观准确;
    3、签名认可;
    4、评标记录由中介公司保存。
    十五、定标
    评标委员会对所有合格的投标文件、报价文件或报价单按预定程序和规则进行审查和评定后,确定中标供应商即为定标。
    采购中介公司在评标结束后五个工作日内将评标报告送采购人。采购人在收到评标报告后,按照评标报告中推荐的中标候选供应商顺序确定中标供应商;也可以事先授权评标委员会直接确定中标供应商。
     十六、废标
    在采购过程中出现下列情况之一的,视为废标。
    1、符合专业条件的供应商或者对招标文件作出实质响应的供应商不足三家的;
    2、出现影响采购公正的违法、违规行为的;
    3、投标人的报价均超过了采购预算,采购人不能支付的;
    4、因重大变故,采购任务取消。
       十七、中标通知书
    定标后,经采购人审核后由中介公司向中标供应商发出中标通知书。中标人在收到中标通知书后,应按规定的方式和金额交纳履约保证金。
    中标通知书应载明证书编号(同采购项目编号)、项目名称、中标金额,中标全称。
    中标通知书是签订采购合同的依据。采购人改变中标结果,或者中标供应商放弃中标,都应当承担法律责任。
    十八、签订政府采购合同
    中标人在收到中标通知书后30日内,要与采购单位按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。
    (一)根据工作中的实际情况确定合同签订各方:
    1、中介机构与供应商签订;
    2、用户与供应商签订;
    3、中介机构、用户与供应商三方签订。
    (二)签订合同过程中应充分解决双方分歧,对合同内容理解达成一致,必要时可邀请法律顾问参与。
   (三)合同签订方式确定后,报市财政局备案,应同时提交下列文件:
    1、招标文件或竞争性谈判邀请函、询价文件;
    2、中标人的投标文件或报价文件,询价采购报价单;
    3、评委意见表。
 
   十九、项目验收
    采购人或者委托采购中介公司应当组织对供应商履约的验收。
    项目验收工作要依据合同条款约定的验收办法和标准与具体用户共同完成,大型或复杂的政府采购项目,聘请国家认可的质量检测机构或相关技术专家参加。验收工作完成后要形成书面验收材料(采购项目验收合格单),验收方成员应在验收书上签字,并承担相应的法律责任。
     采购项目验收的具体内容:
    (一)一般检验
    1、是否遵守交货时间、地点的规定;
    2、是否采用合适的运输方式;
    3、包装是否完好;
    4、对照商品包装,检验产地、制造商是否符合合同规定;
    5、除去包装后,查看外观是否损伤或有缺陷,点验数量、质量、体积、长度等;
    6、安装调试是否符合规范,进度是否符合要求;
    7、设备运转是否正常;
    8、设备或系统是否实现预定功能;
    9、备品备件是否符合合同规定;
    10、是否按要求组织培训;
    11、售后服务是否符合事先承诺;
    12、是否自行转让合同;
    13、具体用户是否按合同规定提供了必要的工作场所及其他履行合同必需的工作条件。
    (二)专业检测
   用户对货物质量的投诉或项目技术含量较高,实施难度较大,应委托专业检测机构对项目进行专业检测。专业检测依据国家现行法律和国家标准进行。
    采购人根据验收结果提出是否进行资金结算或中止合同、索赔、仲裁、诉讼的建议。
    二十、资料存档
    采购项目结束后,由中介公司填写《政府采购项目情况汇总表》,并将所有采购资料按照政府采购档案目录要求一同整理好后、存档,政府采购存档内容因采购形式不同而不同。
   (一)公开招标和邀请招标采购档案目录及档案文件排列顺序:
    1、档案目录;
    2、《政府采购项目情况汇总表》;
    3、用户申请(委托)文件;
    4、《政府采购项目通知单》;
    5、采购项目招标书或邀请函;
    6、领取采购文件企业名单;
    7、参加采购项目企业名单;
    8、报价表;
    10、评标文件;
    11、专家评审表;
    12、中标通知书;
    13、合同;
    14、中标企业投标文件;
    15、落标企业投标文件。
   (二)竞争性谈判档案目录及档案文件排列顺序:
    1、档案目录;
    2、《政府采购项目情况汇总表》;
    3、用户申请(委托)文件;
    4、《政府采购项目通知单》;
    6、采购项目邀请函;
    7、领取采购文件企业名单;
    8、参加采购项目企业名单;
    9、报价表;
    10、谈判文件;
    11、专家评审表;
    12、中标通知书;
    13、合同;
    14、中标企业报价文件;
    15、落标企业报价文件。
   (三)询价采购档案目录及档案文件排列顺序:
    1、档案目录;
    2、《政府采购项目情况汇总表》;
    3、用户申请(委托)文件;
    4、《政府采购项目通知单》;
    6、政府采购询价表;
    7、参加询价的企业名单;
    8、报价表;
    9、中标通知书;
    10、合同。
   (四)单一来源采购档案目录及档案文件排列顺序:
    1、档案目录;
    2、《政府采购项目情况汇总表》;
    3、用户申请(委托)文件;
    4、《政府采购项目通知单》;
    6、询价采购通知;
    7、企业报价表;
    8、供货企业名单;
    9、合同。